Proses klaim manual sering kali menyulitkan karyawan dan menyita waktu tim finance. Tidak hanya memperlambat pencairan, sistem tradisional juga menyulitkan pelacakan dan pelaporan pengeluaran. 

Karena itu, banyak perusahaan mulai beralih ke aplikasi reimbursement untuk mempercepat proses, meningkatkan akurasi, dan memberi visibilitas yang lebih baik terhadap arus kas perusahaan.

Mekari merekomendasikan 7 aplikasi terbaik yang bisa membantu perusahaan Anda mengelola reimbursement dengan lebih efisien. Yuk, baca selengkapnya.

Pentingnya aplikasi reimbursement untuk tim finance & karyawan

Dengan sistem digital, proses klaim bisa dikelola dari satu platform yang terintegrasi; mulai dari pengajuan hingga pencairan dana. Hal ini memberikan manfaat langsung baik bagi tim finance maupun karyawan.

Untuk tim finance:

• Standarisasi otomatis untuk batas klaim, kategori biaya, dan bukti yang diperlukan
• Deteksi cepat terhadap duplikasi atau klaim yang tidak valid
• Alur persetujuan yang jelas dan sesuai struktur organisasi
• Integrasi langsung dengan sistem akuntansi untuk mempercepat pelaporan
• Dashboard real-time untuk memantau pengeluaran per divisi atau proyek

Untuk karyawan:

• Pengajuan klaim cukup dengan memotret struk dari ponsel
• Data terisi otomatis tanpa input manual
• Status klaim dapat dipantau kapan pun secara transparan
• Dana dicairkan lebih cepat tanpa proses administratif yang berulang
• Riwayat klaim tersimpan rapi dan mudah diakses kembali saat dibutuhkan

7 Aplikasi Reimbursement Karyawan Terbaik

Berikut adalah 7 aplikasi reimbursement karyawan terbaik dengan fitur yang dapat Anda cocokkan dengan kebutuhan bisnis Anda. 

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah software expense management yang dilengkapi fitur Reimbursement untuk membantu perusahaan mengelola pengeluaran karyawan secara efisien dan terkontrol. 

Solusi ini dirancang tidak hanya untuk tim finance, tetapi juga untuk tim procurement, marketing, serta berbagai divisi lain yang sering mengajukan klaim pengeluaran, seperti perjalanan dinas, langganan tools, event, dan pembayaran vendor.

Fitur Reimbursement di Mekari Expense

Mekari Expense menyediakan fitur-fitur lengkap untuk mendigitalisasi alur reimbursement:

• Custom policy: Atur kebijakan klaim sesuai struktur dan kebutuhan perusahaan.
• Workflow dan approval berlapis: Proses persetujuan yang fleksibel dan mengikuti hierarki organisasi.
• Real-time notification: Notifikasi otomatis di setiap tahap pengajuan dan persetujuan.
• Expense reporting: Laporan lengkap dan detail untuk memantau semua pengeluaran karyawan.
• Tersedia dalam aplikasi mobile: Karyawan dapat mengajukan klaim langsung dari ponsel, kapan saja, di mana saja.

Kelebihan fitur Reimbursement Mekari Expense

• Auto disbursement: Dana reimbursement langsung ditransfer ke rekening karyawan setelah disetujui, tanpa perlu proses manual.
• Disbursement sesuai budgeting: Sistem dapat membatasi pencairan berdasarkan anggaran yang telah ditetapkan di berbagai akun atau departemen.
• Terintegrasi dengan Mekari Jurnal: Setiap klaim reimbursement langsung tercatat ke dalam laporan keuangan perusahaan secara otomatis.
• Proses 2x lebih cepat: Klaim reimbursement bisa selesai dalam waktu lebih singkat, tanpa antrean dokumen atau email berulang.
• Transparansi dan kontrol yang lebih baik: Semua proses dapat dipantau secara real-time melalui aplikasi.

Cocok untuk perusahaan apa?

Fitur Reimbursement Mekari Expense sangat cocok untuk perusahaan yang butuh integrasi antara approval klaim dengan expense management sekaligus software akuntansi.

Cocok untuk perusahaan yang sering melakukan business trip, langganan/subscription tools, pembayaran multi-vendor, dan pembayaran operasional yang berulang lainnya.

Pelajari lebih lanjut tentang kemudahan dan keunggulan aplikasi reimbursement karyawan dari Mekari Expense.

2. Airbase

Airbase merupakan solusi spend management yang menggabungkan reimbursement, pembayaran invoice, dan kartu perusahaan dalam satu sistem. 

Airbase membantu perusahaan meningkatkan efisiensi keuangan dengan kontrol dan otomasi yang menyeluruh.

Fitur unggulan:

• Reimbursement lintas negara dan mata uang
• AI-powered receipt scanning untuk input data otomatis
• Sistem persetujuan pengeluaran yang dapat dikustomisasi
• Kartu virtual & fisik dengan kebijakan pembelanjaan
• Integrasi langsung dengan sistem akuntansi

Cocok untuk: Perusahaan skala menengah hingga besar yang memiliki tim internasional dan membutuhkan proses reimbursement lintas wilayah yang efisien dan terdokumentasi dengan baik.

3. Emburse

Emburse adalah platform modern untuk mengelola reimbursement, perjalanan bisnis, dan pengeluaran karyawan. Dirancang untuk kemudahan penggunaan, Emburse mendukung pembayaran domestik maupun internasional secara cepat dan aman.

Fitur unggulan:

• Pengajuan klaim yang cepat tanpa formulir manual
• Kartu korporat dengan batasan yang fleksibel
• Reimbursement global melalui integrasi dengan Wise
• Manajemen kartu virtual dan pelacakan transaksi real-time
• Tersedia berbagai paket sesuai skala bisnis

Cocok untuk: Perusahaan multinasional, firma profesional, dan organisasi nonprofit yang mengelola pengeluaran lintas negara dan memerlukan kepatuhan finansial tinggi

4. Payhawk

Payhawk menyediakan sistem keuangan terintegrasi untuk mengelola klaim, kartu perusahaan, dan pengeluaran operasional. 

Platform ini memungkinkan kontrol menyeluruh terhadap pengeluaran dari satu dashboard.

Fitur unggulan:

• Klaim bisa dilakukan massal atau terjadwal
• Aplikasi mobile dengan pemindaian struk otomatis
• Dukungan klaim per diem dan biaya perjalanan
• Terhubung dengan ERP dan software akuntansi (Xero, NetSuite, dsb)
• Alur persetujuan klaim yang fleksibel

Cocok untuk: Perusahaan berskala besar atau dengan banyak cabang yang ingin proses klaim lebih cepat, terintegrasi dengan sistem keuangan internal

5. Brex

Brex menyediakan solusi keuangan berbasis kartu korporat yang juga mencakup fitur reimbursement karyawan dalam satu dashboard. 

Meskipun fokus utamanya pada pengelolaan pengeluaran dan kartu, Brex tetap menawarkan alur reimbursement yang cukup efisien.

Fitur unggulan:

• Pengajuan reimbursement langsung di platform yang sama dengan pengeluaran kartu
• Aplikasi mobile untuk unggah struk dan input pengeluaran pribadi
• Notifikasi otomatis untuk klaim yang belum disetujui atau melebihi anggaran
• Terhubung dengan software akuntansi populer seperti NetSuite dan QuickBooks

Cocok untuk: Startup dan tim kecil–menengah yang sudah menggunakan Brex sebagai sistem keuangan dan ingin fitur klaim sederhana tanpa perlu platform tambahan.

6. SAP Concur

SAP Concur adalah sistem reimbursement dan manajemen perjalanan yang biasa digunakan di perusahaan besar. Fungsinya luas, namun bisa terasa kompleks jika hanya digunakan untuk keperluan reimbursement dasar.

Fitur unggulan:

• Proses klaim dan reimbursement berbasis approval workflow
• Dukungan klaim perjalanan dengan data penerbangan, hotel, dan transportasi
• Fitur OCR untuk pemindaian struk otomatis
• Integrasi dengan sistem ERP besar, termasuk SAP dan Oracle

Cocok untuk: Perusahaan besar dengan proses reimburse yang kompleks dan memiliki kebutuhan integrasi dengan sistem ERP perusahaan.

7. Kyrim

Kyrim adalah platform lokal untuk manajemen pembayaran dan pengeluaran bisnis, termasuk proses klaim karyawan. Solusi ini mendukung perusahaan dalam mengelola vendor sekaligus reimbursement dalam satu sistem digital.

Fitur unggulan:

• Pengajuan klaim dan approval dilakukan online secara real-time
• Otomasi invoice dan pengingat pembayaran
• Portal vendor untuk pelacakan status klaim dan pembayaran
• Pembayaran massal ke banyak bank dalam satu klik
• Tersertifikasi dan terdaftar resmi oleh Bank Indonesia & Kominfo

Cocok untuk: UKM dan perusahaan menengah yang rutin berinteraksi dengan vendor dan membutuhkan sistem reimbursement yang efisien dan transparan

Rekomendasi aplikasi klaim reimbursement karyawan terbaik

 Untuk perusahaan yang ingin menyederhanakan proses klaim pengeluaran, Mekari Expense adalah salah satu solusi terbaik. 

Aplikasi ini tidak hanya memfasilitasi pengajuan dan pencairan reimbursement, tetapi juga terintegrasi langsung dengan sistem Expense Management untuk kontrol pengeluaran yang lebih efektif.

Mengapa Mekari Expense layak dipilih:

• Proses klaim lebih efisien: Pengajuan dan approval dilakukan otomatis melalui alur yang sudah disesuaikan dengan struktur perusahaan.
• Transparan dan cepat: Karyawan bisa memantau status klaim secara real-time, dan dana ditransfer langsung setelah disetujui.
• Integrasi dengan Mekari Talenta: Memudahkan tim HR dalam mengatur hak klaim karyawan dan memastikan data kepegawaian tetap sinkron.
• Terhubung dengan Mekari Jurnal: Setiap klaim yang disetujui otomatis terekonsiliasi dengan software akuntansi tanpa input manual.
• Kontrol anggaran lebih baik: Disbursement mengikuti limit yang sudah ditentukan per akun atau departemen.

Dengan fitur yang lengkap dan integrasi menyeluruh antar sistem, aplikasi klaim reimbursement karyawan dari Mekari Expense sangat cocok untuk perusahaan yang ingin proses klaim lebih cepat, akurat, dan tanpa repot.

*Artikel ini hasil kerja sama antara Reku dan Mekari