Dalam menjalankan sebuah bisnis, pengeluaran merupakan hal yang tak bisa dihindari. Namun jika tidak dikelola dengan baik, pengeluaran bisa menyebabkan kebocoran dana hingga mengganggu keseimbangan keuangan.

Bahkan, bisa menimbulkan masalah finansial yang serius. Karena itu, mencatat dan memantau pengeluaran, atau yang dikenal dengan istilah expense tracking—merupakan langkah penting agar bisnis tetap berjalan dengan efisien dan sehat secara finansial.

Untuk usaha kecil, pencatatan pengeluaran masih bisa dilakukan secara manual, misalnya lewat buku catatan atau spreadsheet. Tapi seiring pertumbuhan bisnis dan semakin banyaknya transaksi, cara manual mulai terasa kurang efektif.

Di sinilah aplikasi atau software expense tracker hadir sebagai solusi yang lebih praktis dan cepat. 

Untuk itu, berikut adalah pembahasan mendalam apa itu expense tracker, bagaimana cara kerjanya, apa saja manfaatnya, serta rekomendasi aplikasi terbaik. Yuk, simak!

Apa Itu Expense Tracker?

Expense tracker adalah alat atau aplikasi yang digunakan untuk mencatat dan mengelola seluruh pengeluaran bisnis. Dengan bantuan aplikasi ini, kamu bisa tahu secara detail ke mana uang bisnis kamu mengalir, mulai dari pemasukan, pengeluaran rutin, hingga saldo akhir.

Berbeda dengan pencatatan manual yang rentan kesalahan dan makan waktu, aplikasi expense tracker biasanya sudah terintegrasi dengan rekening bank, kartu kredit, atau sistem akuntansi, sehingga pencatatan jadi otomatis dan lebih akurat.

Beberapa aplikasi juga menawarkan fitur tambahan seperti analisis keuangan. Ini sangat membantu untuk melihat pola pengeluaran dan menyusun strategi keuangan bisnis yang lebih baik.

Baca Juga: Mau Passive Income? Ini 20 Jenis Investasi yang Bisa Kamu Coba

Cara Kerja Expense Tracker

Cara kerja aplikasi expense tracker umumnya melibatkan lima langkah utama berikut:

1. Input data transaksi

Pengeluaran bisa dicatat secara manual, misalnya dengan mengetikkan data ke spreadsheet, atau secara otomatis jika sudah terhubung ke rekening bank, kartu kredit, atau sistem keuangan lainnya.

2. Klasifikasi pengeluaran

Setiap pengeluaran dikelompokkan ke dalam kategori tertentu seperti biaya operasional, pemasaran, logistik, modal, atau pajak.

3. Bandingkan dengan anggaran

Aplikasi akan mencocokkan pengeluaran aktual dengan anggaran yang telah dibuat sebelumnya. Ini berguna untuk memantau apakah bisnis masih berada dalam batas yang aman atau mulai boros.

4. Analisis keuangan

Fitur ini menyajikan laporan seperti arus kas, laporan laba rugi, hingga detail biaya operasional, yang bisa membantu kamu dalam mengambil keputusan bisnis.

5. Optimalisasi pengeluaran

Berdasarkan hasil analisis, kamu bisa mengidentifikasi pengeluaran yang tidak efisien dan menyesuaikan anggaran agar lebih hemat tanpa mengganggu operasional.

Baca Juga: 4 Pilihan Cara Investasi Modal 5 Juta yang Menguntungkan

Manfaat Menggunakan Expense Tracker

Menggunakan aplikasi expense tracker membawa banyak keuntungan untuk bisnis, antara lain:

1. Pengelolaan keuangan lebih akurat

Karena sistemnya otomatis, kamu bisa meminimalkan risiko kesalahan pencatatan akibat input manual yang keliru. Ini tentu membantu menghindari kerugian.

2. Hemat waktu dan biaya

Dengan sistem digital, kamu tidak perlu lagi mencatat pengeluaran satu per satu. Proses jadi lebih cepat dan efisien, bahkan bisa dilakukan oleh satu orang saja.

3. Kontrol anggaran lebih baik

Beberapa aplikasi memiliki fitur pengingat dan batas pengeluaran, jadi kamu bisa mengatur agar tidak melewati anggaran yang sudah ditentukan.

4. Keputusan bisnis lebih cepat dan tepat

Karena data keuangan ditampilkan secara real-time, kamu bisa segera mengambil tindakan berbasis data jika ada pengeluaran yang perlu dikendalikan atau disesuaikan.

Rekomendasi Aplikasi Expense Tracker Terbaik

Berikut ini beberapa aplikasi yang bisa kamu pilih untuk membantu melacak dan mengatur pengeluaran bisnis:

1. Paper.id

Aplikasi Expense Tracker (Sumber: Paper.id)

Paper.id adalah platform all-in-one untuk bisnis yang menyediakan fitur invoice digital, pembayaran online, dan juga pencatatan pengeluaran otomatis. Keunggulan utamanya adalah integrasi langsung antara invoice dan sistem rekonsiliasi, jadi kamu tak perlu repot mencatat satu per satu secara manual.

Menariknya lagi, Paper.id menyediakan lebih dari 30 metode pembayaran seperti transfer bank, QRIS, VA, e-wallet, hingga kartu kredit, semuanya bisa digunakan tanpa mesin EDC! Paper.id sangat cocok untuk UMKM atau bisnis yang ingin mulai go digital dalam mengelola keuangannya.

Kamu bisa menikmati semua fitur Paper.id, termasuk expense tracker, secara gratis dengan melakukan registrasi. Yuk, cobain sekarang dengan cara klik di sini!

2. QuickBooks

QuickBooks adalah aplikasi akuntansi lengkap yang sudah banyak digunakan oleh bisnis kecil hingga menengah. Fitur pelacakan pengeluarannya terbilang canggih, lengkap dengan pengelolaan pajak dan integrasi langsung ke bank atau kartu kredit. Antarmuka QuickBooks juga mudah digunakan, bahkan oleh pemula.

3. Xero

Xero jadi pilihan tepat bagi bisnis yang beroperasi secara global, karena mendukung multi-mata uang dan bisa terhubung dengan lebih dari 800 aplikasi lain—termasuk POS dan sistem inventaris. Pelaporan keuangan bisa dilakukan secara otomatis, membuat Xero sangat ideal untuk startup dan bisnis berbasis layanan.

4. Zoho Expense

Jika kamu menjalankan perusahaan dengan banyak karyawan dan sering menghadapi reimburse, Zoho Expense adalah pilihan yang pas. Aplikasi ini menyediakan fitur scan struk otomatis, persetujuan biaya, dan pengelolaan kebijakan pengeluaran, sehingga bisa mengurangi pekerjaan administratif tim keuangan.

5. Expensify

Untuk bisnis yang rutin melakukan perjalanan dinas atau punya tim sales di lapangan, Expensify bisa jadi solusi ideal. Dengan fitur seperti scan struk, integrasi kartu kredit perusahaan, hingga pelaporan otomatis untuk perjalanan dinas, aplikasi ini mempermudah pengawasan pengeluaran secara real-time.

Baca Juga: Mengenal Fraud dan Cara Menghindarinya

Demikian penjelasan mengenai expense tracker secara lengkap. Pada akhirnya, expense tracker sangat membantu dalam menjaga kesehatan keuangan bisnis, baik untuk usaha kecil maupun besar.

Jika kamu belum menggunakan expense tracker, sekarang adalah waktu yang tepat untuk mulai. Dengan begitu, kamu bisa memastikan keuangan bisnis tetap rapi, terorganisir, dan terhindar dari pemborosan yang tak perlu.

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Reku